استفاده از قانون 80/20 در مدیریت

      استفاده از قانون 80/20 در مدیریت

یک مدیر اگر می­خواهد در کارش موثر باشد باید برنامه­ها و کارهایش را اولویت­بندی کند. باید امور ضروری را ازکارهای سطح پایین جدا کند و منابع خود را طوری به آن­ها تخصیص دهد که در نهایت بتواند بیشترین تاثیر را بر مجموعه داشته باشد.

اگر شما هم یک مدیر هستید، اصل پارتو (قانون 80/20) باید پایه و اساس رویکرد رهبری­تان باشد. با کمک آن می­توانید بدون به زحمت انداختن خود و نیروهای­تان نتایج فوق­العاده­ای بگیرید. این اصل می­تواند سبک مدیریت شما را متحول کند و در عمل موجب تقویت عملکرد و بهره­وری افرادتان شود. در ادامه ایده­هایی برای به کاربردن قانون 80/20 در جایگاه یک رهبر، به شما ارائه می­کنم.

 پر بازده­ترین و تواناترین کارکنان­تان را شناسایی کنید

کارکنان شما، بزرگ­ترین سرمایه شما هستند، اما می­توانند در عین حال بزرگ­ترین نقطه ضعفتان نیز باشند. وظیفه شما این است که ضمن قرار دادن ابزار کار لازم در دست آن­ها، موانع را از سر راهشان بردارید و به عنوان یک شخصیت الهام بخش، در مواقع لزوم حمایشتان کنید و به آن­ها انرژی بدهید.

مشکل اینجاست که هر کدام از کارکنان مهارت و طرز فکر خاص خودش را دارد و با توجه به نوع شخصیتش، با چالش­های خاص خودش رو­به­رو می­شود. بعضی­ها حتی به لحاظ فکری با شما مشکل دارند. قانون 80/20 می­تواند کار مدیری مثل شما را آسان­تر و ساده­تر کند. اینجا باید کار شما زیر نظر گرفتن دقیق افرادتان و صداقت داشتنن با خودتان در مورد توانمندی­ها و ارجحیت­های آنان باشد.

نخست می­دانیم به عنوان یک قانون کلی، 80% بهره­وری کارکنان شما ناشی از 20% از آن­هاست. این 20% را شناسایی کنید. این افراد نیروهای کلیدی شما هستند.

سپس ببینید چه چیزی به این نیروهای برترتان انگیزه می­دهد. یک یا دو مورد از موثرترین این انگیزه دهنده­ها را انتخاب کنید و در  اختیارشان قرار دهید.

دست آخر به کارکنان برترتان آموزش­های اضافه بدهید. آن­ها قرار است بیشترین بهره­وری را به سیستم شما هدیه بدهند. بنابراین بسیار منطقی به نظر می­رسد که فرصت­هایی برای دانش­افزایی و تقویت مهارت­ها در اختیارشان قرار دهید.

ممکن است این کار ناجوانمردی در حق کارکنان ضعیف­تر باشد. از هر چه بگذریم ما قرار است به همه کارکنان­مان به یک چشم نگاه کنیم. اما واقعیت این است که کارکنان با همدیگر برابر نیستند.

پیدا کردن بهترین کارکنان و تشویق کردن آن­ها خودش یک سرمایه­گذاری ارزشمند است. شما به مدیر توانمند و قابل اعتمادی تبدیل خواهید شد.

2. مشکل­ سازترین کارکنان­تان را شناسایی کنید

مشکل­سازترین کارکنان­تان را شناسایی کنید همان­طور که 20% از نیروهای شما خالق 80% بهره­وری مجموعه هستند، 20% از کارکنان نیز سرچشمه 80% مشکلات هستند. این اقلیت، بیشترین اشتباهات را مرتکب می­شوند. بیشترین مرخصی استعلاجی را دریافت می­کنند، بیشترین شکایات را به ثبت می­رسانند و ریشه اکثر بی­انضباطی­ها هستند.

شناسایی کارکنان مشکل­ساز و خلاص شدن از دست آن­ها (در صورت اصلاح ناپذیری) بخشی از ویژگی­های یک مدیر شایسته است. قانون 80/20 به شما کمک می­کند به این هدف برسید.

نخست، پس از شناسایی کارکنان دردسرساز کمی وقت بگذارید و اسناد مربوط به مشکلاتی را که مشاهده کرده­اید ثبت کنید، اسنادی شامل مشکلات انضباطی، ضعف عملکرد و حضور و غیاب. این اسناد برای برخورد با فرد مورد نظر یا اخراج او ضروری هستند.

سپس از او گزارش عملکردش را به صورت ماهانه یا حتی هفتگی مطالبه کنید. این جلسات به شما فرصت می­دهند که حرف­ها و دفاعیات کارکنان مشکل­ساز خود را بشنوید، با آن­ها تبادل نظر کنید و در صورت لزوم راهنمایی­شان کنید. چنین جلساتی کوتاه و مختصر هستند، ولی نقش قابل توجهی در بهبود عملکرد و روحیه همکاری آنان دارد.

در ادامه، 20% وقتتان را صرف شنیدن شکایت­هایشان و ارائه انتقادات سازنده و راهنمایی آنان کنید. دست آخر، اگر برای اخراج کارکنان مشکل­ساز به جمع بندی رسیدید، در این کار تعلل نکنید. اجازه ندهید این کار به یک فرایند کـش­دار تبدیل شود. به سرعت اخـراج کنید. تسریع این روند باعث صرفه­جویی زیادی در وقت شما و سایر کارکنان­تان می­شود.

3. شناسایی کارکنانی که به توجه زیاد نیاز دارند

بعضی از کارکنان شما ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند. آن­ها نیاز دارند احساس کنند ارزشمند هستند و از آن­ها قدردانی شود. این دسته از کارکنان، اگر غالبا دچار ضعف در عملکرد می­شوند، باید همواره راهنمای­شان کنید تا بهره­وری و تاثیرگذاری­شان حفظ شود.

ولی مشکل اینجاست که وقت شما به عنوان یک مدیر، محدود است و از این بابت همیشه در تنگنا قرار دارید. نمی­توانید تمام وقت کاری خود را صرف رسیدگی به نیازهای تعداد کمی از کارکنان کنید. در عین حال شنیدن حرف­هایشان و دادن بازخورد و راهنمایی کردنشان هم امر مهمی است. اگر احساس می­کنید این دسته از کارکنان افراد با استعدادی هستند، باید وقت کافی برای راهنمایی آنان اختصاص دهید.

شیوه به کار بردن اصل پارتو (قانون80/20) برای این وضعیت

نخست به این کارکنان اطمینان بدهید که همیشه در دسترس هستید و می­خواهید برای موفقیت به آن­ها کمک کنید. ولی این را هم برایشان روشن کنید که با توجه به جایگاهتان این در دسترس بودن هم محدودیت خاص خود را دارد. این اطمینان بخشی می­تواند تاثیر شگرفی روی عملکرد و تاثیرگذاری چنین کارکنانی بگذارد. در ضمن آنان باید بدانند که نباید از شما انتظار داشته باشند پشتیبان و تکیه­گاهشان باشید.

سپس، زمان خاصی را به این کارکنان اختصاص دهید. برای مثال، هفته­ای دو روز جلسات منظم ده دقیقه­ای برای هر کدام از آن­ها، دست آخر از این کارکنان قدردانی کنید. فقط کافی است در چند جمله به آن بفهمانید که متوجه عملکرد مثبتشان هستید. همین­ قدردانی کوتاه باعث تقویت اعتماد به نفس این دسته از کارکنان می­شود و همچنین موجب می­شود به عملکرد خود در سطح بالا ادامه دهند.

نتیجه گیری

مدیریت نیروی انسانی یک چالش دائمی است. حتی اگر همه کارکنان­تان کارشان را به خوبی انجام دهند، باز هم دائما با نیاز پایان ناپذیر به صرف وقت و توجه رو­به­رو می­شوید. رهبر موفق بودن یعنی تولید خروجی زیاد از ورودی کم.

باید بهترین کارکنان­تان را اهرم کنید. همچنین باید کارکنان مشکل­ساز را شناسایی کنید و در صورتی که راهنمایی و بازخوردتان تاثیری در بهبود عملکردشان ندارد آن­ها را کنار بگذارید.

تهیه مطلب: سحر ونستانی